Vous connaissiez déjà les possibilités d’encodage automatique présentes dans Virtual Invoice: une fois les montants des bases et de la TVA reconnus par le moteur OCR sur la facture scannée, et moyennant un paramétrage préalable des comptes par défaut dans la fiche du fournisseur concerné, une majorité de factures “passait” sans problème du premier coup: Virtual Invoice suggérait les bonnes imputations comptables, si bien que la facture était directement enregistrée. Oui mais… dès que les factures se compliquent, notamment quand elles font entrer en jeu des imputations multiples ou des zones non prévues, la productivité de l’encodage chute : il faut à chaque fois revenir dans la partie imputations pour corriger. Plus maintenant !

Même les factures les plus compliquées sont "avalées" en un clin d’oeil, grâce à l’implémentation de la technique des zones paramétrables et des dictionnaires d’écritures à la sauce "Virtual Invoice". Et c’est simple comme bonjour. Autrement dit : énormes gains de productivité en perspective ! En savoir plus.

Virtual Invoice détecte maintenant automatiquement les formats de compte IBAN et les BIC associés pour 30 pays.

Depuis que le format de document portable (PDF), indéniablement l’un des formats les plus couramment utilisés pour les documents électroniques, est maintenant accessible en tant que Norme internationale ISO, sous la référence ISO 32000-1, Virtual Invoice, qui en faisait déjà un abondant usage, l’a généralisé à tous les stades du traitement des documents : du scanning au processing. Le PDF est hautement compressé ( linéarisé ) et profite de l’Adaptative Compression. Autrement dit, Virtual Invoice fait la différence entre un recto presque blanc et une page à forte densité (conditions générales de vente par exemple). Le taux de compression est automatiquement adapté à la réalité du document.

Le résultat ? Un gain de place dynamique qui permet à des documents couleurs de ne plus occuper que 150 Ko (en moyenne) par page au lieu de 700 Ko et au-delà pour un scan "normal". De plus, le module est également borné en ce sens qu’il limite la production de fichiers à 300 Ko maximum.

Comme vous le savez, Virtual Invoice détecte les notes de crédit lors de la phase de Processing OCR. Virtual Invoice 2.5 propose un nouveau filtre disponible dans le module de recherche de l’application. Celui-ci vous permet d’isoler toutes les notes de crédit au sein d’un même batch de factures.

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet d’éviter de devoir permuter de journal en cours d’encodage. L’objectif ? Pouvoir encoder facilement les notes de crédit dans un journal dédicacé.

Virtual Invoice utilise de nombreuses règles logiques et autres tests de vérification. En cas de déséquilibre entre des montants et leurs décimales, quelle qu’en soit l’origine (mauvaise qualité de facture, problème de reconnaissance...), Virtual Invoice vous alerte immédiatement.

Virtual Invoice 2.5 vous offre une nouvelle fonctionnalité pratique qui concerne directement les documents liés aux écritures comptables. Vous pouvez désormais réattribuer un document scanné à une autre écriture comptable. C’est le cas, par exemple, lorsqu’une erreur s’est produite et qu’une facture a été attribuée à une écriture comptable qui ne correspond pas.

Selon les cas, vous pourrez également supprimer l’attribution d’un document scanné et, si vous le souhaitez, archiver ce dernier dans un autre répertoire de votre choix. Bien entendu, il vous est toujours loisible de supprimer purement et simplement le document scanné.

Avec cet outil, la tâche de transfert des documents est totalement transparente et n’est plus jamais oubliée. En savoir plus.