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J'utilise Kaspersky et Virtal Invoice est très lent au démarrage. Que faire ?
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Kaspersky ralentit fortement l'ouverture de Virtual Invoice. Il faut ajouter le logiciel dans la liste des applications de confiance.
Les instructions sont disponibles ici :
Lien site Kaspersky
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Je voudrais intégrer Virtual Invoice dans mon application comptable, mais je n’utilise pas Winbooks. Y-a-t’il une solution ?
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Oui.
Le « Toolkit de développement » vous permettra d’intégrer Virtual Invoice à votre application.
L’effort d’intégration est proportionnel au degré souhaité :
-> simple récupération des zones reconnues dans la comptabilité,
-> visualisation des documents scannés dans la comptabilité,
-> intégration complète dans l’écran d’encodage.
Consultez votre expert en logicel comptable ou consultez nous.
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Quel est le risque d’encoder 2 fois la même facture ?
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Aucun.
Virtual Invoice® possède un test qui émet un avertissement - warning – lorsque l’on tente d’entrer une deuxième facture de même montant pour le même fournisseur et le même jour.
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Pourquoi le dongle USB ABBYY n'est il pas reconnu ?
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Tout d'abord, vérifier lors de l'installation du driver que le dongle est déconnecté du port USB.
Il existe une incompatibilité entre le driver du dongle ABBYY et le driver d'un lecteur de carte comme celui de la carte d'identité électronique (Belgian ID).
Dans ce dernier cas, veuillez stopper le programme Belgian ID et vous pourrez dès lors constater que le dongle ABBYY est alors bien reconnu.
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Je viens d'installer VI service, j'utilise un dongle pour le licensing et lorsque je lance le service il s'arrête tout de suite.
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Dans les services du serveur, ouvrir les propriétés de "VIService". Dans l'onglet Log On, vérifier que "Local System account" soit coché ainsi que "Allow service to interact with desktop".
Cette option permet au service d'avoir accès au dongle.
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Si j’ai plus d’un layout pour un même fournisseur, par exemple un layout en fonction de chaque département de l’entreprise ?
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Il est possible de définir des layouts multiples pour un fournisseur.
Si une zone a déjà été mémorisée, Virtual Invoice proposera soit de remplacer le masque existant, soit d’en créer un nouveau.
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Virtual Invoice gère-t’il le recto/verso ?
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Si votre scanner est capable de faire du recto/verso, alors Virtual Invoice aussi.
Il assemble automatiquement les rectos et les versos, peut éliminer les versos blancs (mais pas les conditions générales !) pour regagner de la place. Il permet la navigation d’un recto à l’autre sans passer par le verso.
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J’ai des factures de Vente. Puis-je les encoder automatiquement ?
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Oui.
C’est par exemple le cas pour les bureaux comptables qui reçoivent de leur client des factures en word, ou en excel.
C’est également le cas pour des factures de ventes faites par un programme dont les données ne peuvent pas être récupérables. Lors de la création du dossier, vous pouvez spécifier que vous allez traiter les factures d’achat et/ou les factures de vente.
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Comment fonctionne la version « Serveur » de Virtual Invoice ?
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Il s’agit d’un « service Windows » qui s’installe sur un poste connecté sur le réseau, et fait le monitoring constant d’un répertoire d’entrée (« input directory), et processe immédiatement les images qui arrivent dans ce répertoire (extraction OCR du texte et des zones comptables), pour envoyer les fichiers processés dans un «Output directory ».
De cette manière, si on scanne vers le répertoire input du serveur, les fichiers sont processés immédiatement sans attente et sans intervention de l’utilisateur.
Une fenêtre de dialogue permet de paramétrer le service de processing.
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Comment grouper des documents multipages ?
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Dans Virtual Invoice, il y a 3 possibilités :
1/ Pendant la phase de scanning, vous insérez une page blanche avant et après les différentes pages d’un document multipages.
Virtual Invoice assemblera automatiquement les pages quand il traite les documents.
2/ Vous scannez en vrac, et vous assemblez les images scannées présentées à l’écran.
Cette opération est très rapide grâce à 2 touches de fonction paramétrées dans Virtual Invoice :
Grouper la sélection de pages, et Grouper le document avec le précédent (touche de fonction F11)
3/ Vous groupez les documents lors de l’encodage.
Il n’y a donc pas de travail préparatoire.
Et c’est une exclusivité Virtual Invoice puisqu’il est intégré à votre programme de saisie de facture.
Quand Virtual Invoice vous présente une page qui est en fait une suite de la pae précédente, il suffit de cliquer sur l’icône « Grouper avec le précédent ». Et si les suites apparaissent avant le document principal, il suffit d’avancer jusqu’à la page contenant les totaux, et ensuite revenir sur les suites.
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Lorsque je veux accéder à l'aide de Virtual Invoice, le panneau de visualisation de droite dans l'aide indique "Navigation to the webpage was canceled". Que faire ?
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Pour réactiver l'aide, l'administrateur de votre réseau doit, sur le pc où se trouve WinBooks, effectuer la procédure suivante :
1. Click Start, click Run, type regedit, and then click OK.
2. Locate and then click the following subkey:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\HTMLHelp\1.x\ItssRestrictions
Note If this registry subkey does not exist, create it.
3. Right-click the ItssRestrictions subkey, point to New, and then click DWORD Value.
4. Type MaxAllowedZone, and then press ENTER.
5. Right-click the MaxAllowedZone value, and then click Modify.
6. In the Value data box, type 3, and then click OK.
7. Quit Registry Editor.
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Je voudrais scanner des factures déjà encodées dans la comptabilité pour des périodes comptables précédents, afin de pouvoir les consulter sans plus devoir recourir sans cesse à mes classeurs papier. Comment faire ?
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Il faut les scanner dans l’ordre correspondant à celui de l’introduction des pièces comptables et grouper le cas échéant les documents multipages.
En option, pour profiter de la recherche plein texte sur ces factures, il faudra lancer le processing qui extrait le texte des factures. Ensuite, appeler Virtual Invoice au départ de la comptabilité, et utiliser la fonction « Attribuer » : les scans seront liés aux factures fournisseurs existantes.
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J'utilise Virtual Invoice et je voudrais configurer correctement mon firewall. Comment le configurer ?
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Deux possibilités existent :
1) Ajouter Virtual Invoice aux exceptions du firewall
ou
2) Ouvrir les ports suivants :
Pour le FTP/sFTP : en fonction de la configuration de votre FTP/sFTP (port 21 en général)
Pour le VIRS100 : le port 21
Pour le SMTP nécessaire pour les approbations ou l'envoi de documents au support VI sans outlook : le port 25
Pour le metaform : le port 2001
Pour le scanning intègre : le port 80 (ouvert par défaut!)
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A partir du moment où les factures fournisseur sont scannées, Virtual Invoice prévoit-il une solution pour l’approbation des factures ?
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Virtual Invoice prévoit une approche intuitive et efficace pour résoudre les problèmes d’approbation de factures d’une PME, en combinant plusieurs techniques :
-> apposition de cachets « A approuver » et de signatures électroniques,
-> apposition de filtrage des factures suivant un cachet ou une combinaison de cachets,
-> notification par email.
Voyez à ce sujet la documentation détaillée de l'option « Approbation de factures ».
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Quel est le taux de reconnaissance de Virtual Invoice®?
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Le taux de reconnaissance « immédiat » de Virtual Invoice via le moteur FreeForm va se situer aux alentours de 70-80%, ceci en fonction de la nature des factures processées.
Il restera toujours des fournisseurs avec des layouts de facture « exotiques » que le moteur FreeForm peut difficilement interpréter, de même qu’il restera toujours dans les pièces justificatives des documents manuscrits (note de restaurant, ….).
Ce taux va néanmoins fortement évoluer dans le temps, en fonction de l’enrichissement apporté par l’utilisateur. Si une zone est mal reconnue, il suffit de l’indiquer à Virtual Invoice en passant dessus avec la souris, et pour la prochaine facture de ce fournisseur, le contenu de cette zone sera extrait automatiquement.
Enfin, l'option V.I.R.S.100 - Virtual Invoice Recognition Service permet de reconnaître les mentions comptables de vos factures à 100%.
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Je travaille à l’exportation. Y-a-t’il des problèmes avec des fournisseurs étrangers ?
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A ce jour, le moteur FreeForm de Virtual Invoice est capable de reconnaître des factures basées sur la législation belge en FR et en NL.
Les autres langues sont en cours d’implémentation.
Pour les factures répondant à des normes différentes de celle en application en Belgique, il est très facile d’utiliser le mécanisme des « Extra keys » pour identifier le fournisseur ou client et les informations de masque pour la reconnaissance des zones, si le moteur Freeform de Virtual Invoice a échoué sur les libellés.
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