|
Je voudrais intégrer Virtual Invoice dans mon application comptable, mais je n’utilise pas Winbooks. Y-a-t’il une solution ?
|
|
|
Oui.
Le « Toolkit de développement » vous permettra d’intégrer Virtual Invoice à votre application.
L’effort d’intégration est proportionnel au degré souhaité :
-> simple récupération des zones reconnues dans la comptabilité,
-> visualisation des documents scannés dans la comptabilité,
-> intégration complète dans l’écran d’encodage.
Consultez votre expert en logicel comptable ou consultez nous.
|
|
|
|
Quel est le risque d’encoder 2 fois la même facture ?
|
|
|
Aucun.
Virtual Invoice® possède un test qui émet un avertissement - warning – lorsque l’on tente d’entrer une deuxième facture de même montant pour le même fournisseur et le même jour.
|
|
|
|
Si j’ai plus d’un layout pour un même fournisseur, par exemple un layout en fonction de chaque département de l’entreprise ?
|
|
|
Il est possible de définir des layouts multiples pour un fournisseur.
Si une zone a déjà été mémorisée, Virtual Invoice proposera soit de remplacer le masque existant, soit d’en créer un nouveau.
|
|
|
|
Virtual Invoice gère-t’il le recto/verso ?
|
|
|
Si votre scanner est capable de faire du recto/verso, alors Virtual Invoice aussi.
Il assemble automatiquement les rectos et les versos, peut éliminer les versos blancs (mais pas les conditions générales !) pour regagner de la place. Il permet la navigation d’un recto à l’autre sans passer par le verso.
|
|
|
|
J’ai des factures de Vente. Puis-je les encoder automatiquement ?
|
|
|
Oui.
C’est par exemple le cas pour les bureaux comptables qui reçoivent de leur client des factures en word, ou en excel.
C’est également le cas pour des factures de ventes faites par un programme dont les données ne peuvent pas être récupérables. Lors de la création du dossier, vous pouvez spécifier que vous allez traiter les factures d’achat et/ou les factures de vente.
|
|
|
|
Comment fonctionne la version « Serveur » de Virtual Invoice ?
|
|
|
Il s’agit d’un « service Windows » qui s’installe sur un poste connecté sur le réseau, et fait le monitoring constant d’un répertoire d’entrée (« input directory), et processe immédiatement les images qui arrivent dans ce répertoire (extraction OCR du texte et des zones comptables), pour envoyer les fichiers processés dans un «Output directory ».
De cette manière, si on scanne vers le répertoire input du serveur, les fichiers sont processés immédiatement sans attente et sans intervention de l’utilisateur.
Une fenêtre de dialogue permet de paramétrer le service de processing.
|
|
|
|
Comment grouper des documents multipages ?
|
|
|
Dans Virtual Invoice, il y a 3 possibilités :
1/ Pendant la phase de scanning, vous insérez une page blanche avant et après les différentes pages d’un document multipages.
Virtual Invoice assemblera automatiquement les pages quand il traite les documents.
2/ Vous scannez en vrac, et vous assemblez les images scannées présentées à l’écran.
Cette opération est très rapide grâce à 2 touches de fonction paramétrées dans Virtual Invoice :
Grouper la sélection de pages, et Grouper le document avec le précédent (touche de fonction F11)
3/ Vous groupez les documents lors de l’encodage.
Il n’y a donc pas de travail préparatoire.
Et c’est une exclusivité Virtual Invoice puisqu’il est intégré à votre programme de saisie de facture.
Quand Virtual Invoice vous présente une page qui est en fait une suite de la pae précédente, il suffit de cliquer sur l’icône « Grouper avec le précédent ». Et si les suites apparaissent avant le document principal, il suffit d’avancer jusqu’à la page contenant les totaux, et ensuite revenir sur les suites.
|
|
|
|
Je voudrais scanner des factures déjà encodées dans la comptabilité pour des périodes comptables précédents, afin de pouvoir les consulter sans plus devoir recourir sans cesse à mes classeurs papier. Comment faire ?
|
|
|
Il faut les scanner dans l’ordre correspondant à celui de l’introduction des pièces comptables et grouper le cas échéant les documents multipages.
En option, pour profiter de la recherche plein texte sur ces factures, il faudra lancer le processing qui extrait le texte des factures. Ensuite, appeler Virtual Invoice au départ de la comptabilité, et utiliser la fonction « Attribuer » : les scans seront liés aux factures fournisseurs existantes.
|
|
|
|
A partir du moment où les factures fournisseur sont scannées, Virtual Invoice prévoit-il une solution pour l’approbation des factures ?
|
|
|
Virtual Invoice prévoit une approche intuitive et efficace pour résoudre les problèmes d’approbation de factures d’une PME, en combinant plusieurs techniques :
-> apposition de cachets « A approuver » et de signatures électroniques,
-> apposition de filtrage des factures suivant un cachet ou une combinaison de cachets,
-> notification par email.
Voyez à ce sujet la documentation détaillée de l'option « Approbation de factures ».
|
|
|
|
Quel est le taux de reconnaissance de Virtual Invoice®?
|
|
|
Le taux de reconnaissance « immédiat » de Virtual Invoice via le moteur FreeForm va se situer aux alentours de 70-80%, ceci en fonction de la nature des factures processées.
Il restera toujours des fournisseurs avec des layouts de facture « exotiques » que le moteur FreeForm peut difficilement interprèter, de même qu’il restera toujours dans les pièces justificatives des documents manuscrits (note de restaurant, ….).
Ce taux va néanmoins fortement évoluer dans le temps, en fonction de l’enrichissement apporté par l’utilisateur. Si une zone est mal reconnue, il suffit de l’indiquer à Virtual Invoice en passant dessus avec la souris, et pour la prochaine facture de ce fournisseur, le contenu de cette zone sera extrait automatiquement.
Enfin, le fait que Virtual Invoice soit directement intégéré à l’encodage, permet de surmonter facilement sans étape supplémentaire la difficulté du document manuscrit ou des zones illisibles : il suffit de les encoder manuellement comme auparavant.
|
|
|
|
Je travaille à l’exportation. Y-a-t’il des problèmes avec des fournisseurs étrangers ?
|
|
|
A ce jour, le moteur FreeForm de Virtual Invoice est capable de reconnaître des factures basées sur la législation belge en FR et en NL.
Les autres langues sont en cours d’implémentation.
Pour les factures répondant à des normes différentes de celle en application en Belgique, il est très facile d’utiliser le mécanisme des « Extra keys » pour identifier le fournisseur ou client et les informations de masque pour la reconnaissance des zones, si le moteur Freeform de Virtual Invoice a échoué sur les libellés.
|
|
|
|
