U kende reeds de mogelijkheid om binnen Virtual Invoice automatisch gegevens in te boeken: van zodra de basisbedragen en de btw op de gescande factuur door de OCR-motor worden herkend, en voor zover de standaard te gebruiken rekeningen voorafgaandelijk werden ingesteld in de fiche van de betrokkenen leverancier, werden de meeste facturen probleemloos bij de eerste poging ingeboekt : Virtual Invoice suggereerde de passende boekhoudverrichtingen voor toekenning van de uitgave, zodat de factuur snel werd opgenomen in de boekhouding. Ja, maar ... van zodra de facturen wat complexer werden, onder meer wanneer verschillende boekingen erbij betrokken werden of er niet voorziene zones met gegevens in waren opgenomen, daalde het rendement van de input: het was telkens weer terugkeren in de boekingen om manueel correcties aan te brengen. Dit hoeft niet meer!

Ook de meest complexe facturen worden nu in een oogwenk opgenomen dankzij het gebruik van parametreerbare velden en van de sjablonenbibliotheek van "Virtual Invoice". Het kan niet eenvoudiger. Met andere woorden: heel wat productiviteitswinst in het vooruitzicht!Meer weten.

Virtual Invoice herkent nu automatisch de gegevens over bankrekeningen die met de IBAN en bijhorende BIC worden aangegeven, en wel voor 30 landen.

Nu dat het Portable Document Format (PDF), dat ontegensprekelijk een van de meest gebruikte formaten is voor elektronische documenten, ook als internationale ISO norm is erkend (ISO 32000-1) heeft Virtual Invoice, die reeds ruim gebruikmaakte van dit formaat, het formaat ook op alle niveaus aangewend: van scanning tot verwerking. Het PDF formaat is bijzonder gecomprimeerd (lineaire compressive) en maakt gebruik van Adaptative Compression. Met andere woorden maakt Virtual Invoice een onderscheid tussen een blad dat bijna wit is en een blad dat een hoge densiteit aan gegevens bevat (zoals een achterkant met algemene verkoopvoorwaarden). De ruimtebesparing door compressie wordt automatisch aangepast aan de realiteit van het document.

Dit resulteert in een dynamische ruimtebesparing waarbij de documenten in kleur niet meer dan (gemiddeld) 150 Kb per bladzijde in beslag nemen in plaats van 700 Kb of meer voor een "gewone" scan. Verder bestaat in de module ook een begrenzing tot 300 Kb maximum per bestand.

Zoals u weet spoort Virtual Invoice creditnota's op bij de fase van tekst herkenning. Virtual Invoice 2.5 biedt een nieuwe filter aan, beschikbaar in de zoekmodule van de toepassing. Hiermee kunt u alle creditnota's binnen een zelfde batch facturen apart houden.

Wat is daar de bedoeling van? Zo kunt u de creditnota's makkelijker in een specifiek dagboek inboeken. Met deze nieuwe functie hoeft u tijdens het verwerken van de facturen niet meerdere malen een ander dagboek te openen.

Virtual Invoice past diverse logische regels toe en voert controles uit op de gegevens. In het geval dat er tussen bedragen inclusief hun decimalen een onevenwicht is opgespoord, wat er ook de oorzaak van kan zijn (slechte kwaliteit van de factuur, probleem bij herkenning ...), wordt u onmiddellijk door Virtual Invoice verwittigd.

Virtual Invoice 2.5 biedt een nieuwe praktische functie aan voor die documenten die aan specifieke boekhoudkundige verrichtingen gekoppeld zijn. U kunt vanaf nu een gescand document toekennen aan een andere boekhoudkundige verrichting. Bijvoorbeeld wanneer een vergissing is gemaakt en een factuur werd toegekend aan een ongepaste boekhoudkundige verrichting.

Naargelang het geval kunt u ook de toekenning van een gescand document schrappen en indien u dat wenst dit document in een andere, door u gekozen map archiveren. Uiteraard kunt u ook naar believen het gescand document volledig wissen.

Met dit hulpmiddel wordt de taak van het overmaken van documenten totaal doorzichtig, en niet meer over het hoofd gezien. Meer weten.