|
Ik zou Virtual Invoice in mijn boekhoudprogramma willen integreren, maar ik gebruik geen Winbooks. Is er hiervoor een oplossing?
|
|
|
Ja, de development Tool Kit laat u toe Virtual Invoice in uw toepassing te integreren. De mate van integratie is proportioneel naargelang uw wens: -> simpele recuperatie van de herkende zones in uw boekhouding, -> visualisatie van de gescande documenten in de boekhouding, -> volledige integratie in het encoderingsscherm. Vraag meer raad aan uw informaticus of contacteer ons.
|
|
|
|
Hoe groot is het risico een factuur tweemaal te encoderen?
|
|
|
Er is geen risico. Virtual Invoice beschikt over een waarschuwingssysteem die onmiddellijk een signaal zendt zodra u een factuur voor de tweede maal tracht in te brengen.
|
|
|
|
Indien ik meerdere layouts heb voor één leverancier, bijvoorbeeld een layout voor elke afdeling van een onderneming?
|
|
|
Het is mogelijk verschillende layouts te creëren voor één leverancier. Indien een zone reeds opgeslagen is, zal Virtual Invoice u voorstellen het masker te vervangen, of een nieuwe te creëren.
|
|
|
|
Beheerst Virtual Invoice recto/vero documenten?
|
|
|
Indien uw scanner geschikt is om recto/verso documenten te maken, dan is dit ook mogelijk voor Virtual Invoice. Ze assembleert automatisch alle recto’s en alle verso’s, kan de blanco zijdes verwijderen (maar niet de algemene voorwaarden!) om plaats te winnen. Ze is in staat te navigeren van de éne recto naar de andere zonder de verso over te slaan.
|
|
|
|
Ik heb verkoopsfacturen. Kan ik ze automatisch encoderen?
|
|
|
Ja. Dit is onder andere het geval voor boekhoudkantoren die van hun klanten facturen in Word of Excel ontvangen. Dit is eveneens het geval voor verkoopsfacturen waarvan de gegevens niet recupereerbaar zijn. Tijdens de creatie van het dossier, kan u specifiëren of u enkel de aankoop- en/of verkoopfacturen wenst te behandelen.
|
|
|
|
Hoe werkt de versie ‘Server’ in Virtual Invoice?
|
|
|
Het gaat hier om een Windowsdienst die zich op een verbonden post op het netwerk installeert, en die de constante monitoring doet van de input directory en die onmiddellijk de in de lijst ontvangen afbeeldingen verwerkt (extract OCR van de tekst of van de boekhoudzone), om de verwerkte fiches naar een output directory te sturen. Op deze manier, als er naar de inputlijst van de server gescand wordt, zijn de fiches onmiddellijk verwerkt zonder wachttijd en zonder tussenkomst van de gebruiker. Een dialoogvenster laat toe deze dienst te parametreren.
|
|
|
|
Hoe kunnen multipagina’s gegroepeerd worden?
|
|
|
In Virtual Invoice zijn er drie mogelijkheden:
1. Tijdens de scanfase voegt u in het begin en op het einde van de multipagina’s een blanco pagina toe. Virtual Invoice zal automatisch de pagina’s assembleren als ze de documenten behandeld.
2. U scant het totaal, en u assembleert de pagina’s op het scherm. Deze operatie gaat bijzonder snel dankzij 2 functietoetsen in Virtual Invoice: geselecteerde pagina’s groeperen, het document met de vorige groeperen (functietoets 11).
3. U groepeert de documenten tijdens de encodering. Er is dus geen voorbereidingswerk voor nodig. Dit is een exclusiviteit met Virtual Invoice vermits het bij uw programma voor ingevoerde facturen geïntegreerd is. Indien Virtual Invoice u een pagina toont die in feite een vervolg is van een vorige pagina, volstaat het te klikken op de icoon “groeperen met de vorige”. En als de volgende pagina’s verschijnen voor de belangrijkste pagina, volstaat het vooruit te gaan tot de pagina waarop het eindtotaal staat vermeld.
|
|
|
|
Ik zou facturen willen scannen die reeds in de boekhouding geëncodeerd zijn voor vroegere periodes, om op deze manier niet meer mijn papiermappen te moeten doorlopen. Hoe kan ik dat doen?
|
|
|
Men moet in volgorde scannen die met de invoering
van de boekhoudstukken overeenstemt en de documenten eventueel verenigen in multipages. In optie kan u ook het proces starten die de tekst uit de facturen filtert. Op deze manier kan u dan makkelijk opzoekingen verrichten op fulltext. Vervolengs start u Virtual Invoice op, en daarna drukt u op “Toekennen”: de scans worden dan gelinkt aan de bestaande facturen van de leveranciers.
|
|
|
|
Vanaf het moment dat de facturen van de leveranciers gescand zijn, voorziet Virtual Invoice dan een oplossing voor de goedkeuring van de facturen?
|
|
|
Virtual Invoice voorziet een efficiënte en intuïtieve benadering voor de problematiek voor het goedkeuren van facturen van een KMO. Dit door verschillende technieken te combineren: -> zetten van stempels “goed te keuren” en elektronische handtekeningen, -> het uitvoeren van een filtering van de facturen aan de hand van een stempel of een combinatie van stempels, -> officiële kennisgeving via email. Voor een gedetailleerde uitleg kan u terecht bij de optie “Goedkeuring facturen”.
|
|
|
|
Wat is de herkenningsgraad van Virtual Invoice?
|
|
|
De onmiddellijke herkenningsgraad van Virtual Invoice via de FreeForm Motor kan gesitueerd worden rond de 70-80 procent, dit in functie van de natuur van de verwerkte facturen. Er blijven nog steeds leveranciers die gebruik maken van facturen met een eerder ‘exotische’ layout die de FreeFrom motor moeilijk kan interpreteren, daarnaast blijven er ook nog altijd de handgeschreven nota’s (zoals restaurantbonnen,...). Deze graad zal desalniettemin sterk erop vooruitgaan in de tijd, in functie van de verrijking die de gebruiker zelf aan Virtual Invoice bijdraagt. Indien een bepaalde zone niet door Virtual Invoice wordt herkend, volstaat het om er met de muis over te gaan. Voor de volgende factuur zal Virtual Invoice het automatisch herkennen! Ten slotte herkent de optie V.I.R.S.100 - Virtual Invoice Recognition Service - de boekhoudkundige elementen op uw facturen voor volle 100%.
|
|
|
|
Ik werk in de export. Zijn er problemen met buitenlandse leveranciers?
|
|
|
Momenteel is Virtual Invoice in staat facturen te herkennen op basis van de Belgische wetgeving in het NL en in het FR. Andere talen worden op dit moment geïmplementeerd. Voor facturen die niet conform zijn aan de Belgische wetgeving, is er de faciliteit het mechanisme “Extra Keys” te gebruiken om de leverancier of de klant en de gemaskeerde informatie voor zoneherkenning te identificeren, dit indien Virtual Invoice gefaald heeft de formuleringen te herkennen.
|
|
|
|
Waarom bestaat er de ‘Light’versie van Virtual Invoice, die de OCR niet verwerkt?
|
|
|
Deze versie is nuttig voor klanten van boekhoudkantoren die hun documenten wensen te scannen en door te sturen naar de server van hun boekhoudkantoor. Het is dan het boekhoudkantoor die de fiches gaan verwerken en encoderen. De klant ontvangt dan op zijn beurt een voor haar geëncodeerde boekhouding met de gescande facturen eraan aangehecht. Deze versie is ook erg nuttig voor personen die enkel documenten wensen te scannen, elektronisch hun facturen wensen te archiveren, en hun boekhouding wensen te visualiseren zonder door hun papiermappen te moeten pluizen.
|
|
|
|
